Duy trì mức năng suất cao có thể là một thách thức. May mắn thay, có một số ứng dụng hỗ trợ bạn tập trung vào nhiệm vụ của mình và duy trì tổ chức tại nơi làm việc . Ngoài ra, để kiểm soát tăng năng suất. Các công cụ năng suất miễn phí tốt nhất để sử dụng khi làm việc tại nhà là gì? Hãy xem nào!
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy các công cụ năng suất miễn phí tốt nhất. Với những ứng dụng này, bằng mọi cách, bạn sẽ hoàn thành nhiệm vụ của mình một cách dễ dàng.
Có nhiều ứng dụng có thể tăng năng suất của bạn khi làm việc từ xa. Từ phần mềm theo dõi thời gian, lên lịch cuộc hẹn và các công cụ quản lý dự án. Ngoài ra, giao tiếp kinh doanh, tự động hóa quy trình làm việc và bộ công cụ thiết kế.
Table of Contents
Clockify — phần mềm theo dõi thời gian
Clockify là một công cụ theo dõi thời gian. Nó làm gì? Nó cho phép bạn theo dõi tất cả thời gian của mình và cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về việc thực hiện của bạn về mặt năng suất . Bạn có thể theo dõi thời gian bằng đồng hồ bấm giờ ở chế độ hẹn giờ hoặc thêm thời gian theo cách thủ công, ở chế độ thủ công hoặc qua bảng chấm công.
Điều gì xảy ra sau khi bạn hoàn thành thời gian theo dõi? Sau đó, bạn sẽ có thể cho rằng mình đang làm việc hiệu quả hay dành quá nhiều thời gian cho những bước đi không đáng kể. Để làm điều này, bạn có thể tạo và xuất Tóm tắt và Báo cáo chi tiết về tất cả các hoạt động của mình. Chúng có thể liên quan đến công việc và những thứ khác nữa. Sau đó, bạn có thể nhập kết quả của mình vào các chương trình khác để phân tích thêm. Bạn cũng có quyền truy cập vào Báo cáo hàng tuần. Nó cho thấy bạn và nhóm của bạn đã theo dõi bao nhiêu thời gian theo ngày. Nó giúp bạn biết liệu bạn đã hoàn thành hạn ngạch hàng ngày và hàng tuần mong muốn hay chưa.
Calendly — phần mềm lên lịch cuộc hẹn
Một công cụ hữu ích khác để lên lịch các cuộc họp và phân công là Calendly. Một trong những lợi ích quan trọng của công cụ này là gì? Nó dừng các email qua lại mà bạn trao đổi với các bên gặp mặt.
Bạn chỉ cần đặt số giờ khả dụng của mình trong một tuần ở Calendly. Sau đó, bất kỳ ai muốn lên lịch gặp bạn sẽ có thể biết khi nào bạn rảnh. Bạn cũng có thể đặt một số thời gian đệm để xác nhận rằng bạn nghỉ giải lao trong ngày.
Công cụ này cho phép bạn kết hợp tài khoản Calendly của mình với các ứng dụng khác, chẳng hạn như Slack, Zoom hoặc Zapier.
Trello — công cụ quản lý dự án
Trello là một ứng dụng web để làm việc theo nhóm và giao tiếp nhóm. Tuy nhiên, nó còn vượt xa điều đó bằng cách cho phép bạn xử lý tất cả các bài tập và dự án của mình.
Trong Trello, có các bảng và mỗi bảng tượng trưng cho một dự án. Khi bạn tạo thành một bảng cụ thể, bạn có thể thêm các thẻ đóng vai trò là nhiệm vụ. Sau đó, bạn có thể thêm người vào các nhiệm vụ này và theo dõi tiến độ của mình. Ngoài ra, bạn có thể tạo danh sách việc cần làm và hiển thị những nhiệm vụ bạn đang thực hiện. Cuối cùng, bạn có thể chuyển chúng sang cột “xong” khi hoàn thành.
Các thành viên trong nhóm có thể tham khảo các dự án và nhiệm vụ, thêm nhận xét và bỏ phiếu cho các ý tưởng. Bạn cũng có thể tải tệp đính kèm lên, chỉ định ngày đến hạn và thêm thẻ. Tất cả điều này giúp điều hướng nhanh hơn thông qua công cụ.
Slack — nền tảng giao tiếp kinh doanh
Slack là một trong những công cụ giao tiếp và hợp tác nhóm phổ biến nhất. Nhiều người sử dụng tên thương hiệu sử dụng nó. Tất cả từ Airbnb và Starbucks đến EA và BBC.
Slack được xây dựng bởi những nhân viên làm việc từ xa, dành cho những nhân viên làm việc từ xa. Khái niệm ban đầu là gì? Để thay thế các tương tác email cồng kềnh bằng một giao diện cho phép các nhóm giao tiếp. Ngoài ra, để làm việc cùng nhau từ bất kỳ vị trí nào.
Slack là một ứng dụng nhắn tin quan trọng dành cho các nhóm cần làm việc thống nhất. Nó có các đặc điểm gọi điện video, hoán đổi tệp và tích hợp với nhiều ứng dụng khác. Bạn có một công cụ giao tiếp đơn giản nhưng mạnh mẽ. Một công cụ cho phép bạn làm việc từ bất kỳ nơi nào có kết nối internet.
ClickUp — phần mềm quản lý công việc
ClickUp là một ứng dụng năng suất hiệu quả dành cho các nhóm trong nhiều doanh nghiệp khác nhau. Nó hoàn toàn có thể tùy chỉnh và trình bày một nền tảng giàu tính năng. Có thể là để xử lý khối lượng công việc của bạn, theo dõi cập nhật nhiệm vụ và nói chuyện với nhóm. Loại dự án bạn sử dụng không có gì khác biệt. Điều này không cần phải nói!
Hệ thống phân cấp điều hành đặc biệt của ClickUp giúp bạn linh hoạt hơn. Hơn nữa, nó cũng cung cấp một lệnh để cấu trúc ngay cả những nhiệm vụ phức tạp nhất. Nhiệm vụ phụ trong các nhiệm vụ có thể giúp bạn quản lý mọi thứ và khám phá sự cân bằng lý tưởng . Từ quy trình công việc gồm nhiều bước đến những việc cần làm dễ dàng.
Mẹo: Bạn có biết rằng bạn có thể kiếm tiền bằng cách trả lời các cuộc khảo sát và thực hiện các nhiệm vụ nhỏ không? Tất cả những gì có thể từ sự thoải mái của chính ngôi nhà của bạn!
Zapier — công cụ tự động hóa quy trình làm việc
Một ứng dụng khác cho phép bạn liên kết một số công cụ là Zapier. Với ứng dụng này, bạn sẽ có thể tự động hóa quy trình làm việc của mình.
Tốt nhất, bạn cần chọn một trình kích hoạt. Một mẫu trong một ứng dụng cụ thể. Sau đó, chỉ định một hoặc nhiều động thái được cho là diễn ra tự động. Ví dụ: khi bạn nhận được email (trình kích hoạt), Zapier sao chép tất cả các tiện ích mở rộng sang Dropbox và thông báo cho bạn trong Slack về các tiện ích mở rộng này. Bằng cách này, bạn có thể tự động hóa một số nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Điều đó ngụ ý rằng bạn có nhiều thời gian hơn để tập trung vào nhiều nhiệm vụ quan trọng.
Ứng dụng này có một số quy trình làm việc sẵn có mà bạn có thể sử dụng. Hơn nữa, bạn cũng có thể thử Zapier cho các nhóm. Để hỗ trợ các đồng nghiệp của bạn tự động hóa các nhiệm vụ của họ và tăng năng suất.
Notion — công cụ quản lý tác vụ
Notion là một công cụ quản lý tác vụ tuyệt vời dành cho những người làm việc từ xa. Công dụng chính của nó là quản lý nội dung và công cụ tại một điểm. Nó đơn giản hóa việc sử dụng các công cụ trực tuyến khác nhau để cộng tác nhóm. Nói tóm lại, Notion thay đổi cách thức của tổ chức chuyên nghiệp. Nó thực hiện điều đó bằng cách tập hợp tất cả các công cụ ưa thích để xây dựng và thao tác dữ liệu ở một nơi.
Notion làm cho mọi thứ dễ dàng hơn. Có thể là những công việc lặt vặt như ghi chép và chuyển chúng cho nhân viên. Hoặc sử dụng bất kỳ bảng nào của bảng tính và hợp tác thời gian thực. Hệ tư tưởng cơ bản của Notion là mỗi người dùng sẽ và phải xây dựng bất cứ thứ gì họ cần. Điều này không cần phải nói!
Công cụ này muốn vượt qua tất cả các ứng dụng web trước đó và cải thiện các quy trình của nó một cách dễ dàng. Có rất nhiều yếu tố trong ứng dụng này và cơ hội là vô tận. Đối với nhóm và cá nhân, Notion sẽ luôn giữ dữ liệu theo thứ tự. Người dùng có thể hình thành và kết hợp bất kỳ quy trình làm việc nào.
Dynalist — công cụ tạo danh sách kiểm tra
Dynalist là một công cụ để xây dựng danh sách. Khi bạn soạn danh sách của mình, bạn có thể biến chúng thành danh sách kiểm tra các bài tập mà bạn phải hoàn thành. Công cụ này cũng cho phép bạn ghi chú và sắp xếp các đối tượng trong danh sách của mình . Thật là chính xác? Bằng cách chỉ định ngày đáo hạn. Bạn sẽ có thể phân loại các mục bằng cách đánh dấu chúng bằng thẻ, tô màu và liên kết chéo chúng.
Dynalist cũng cho phép bạn thêm các tệp được chuyển có kích thước lên tới 50 MB. Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, nó tăng cường hợp tác nhóm.
Figma — một công cụ thiết kế
Figma là một công cụ thiết kế đảm bảo sự hợp tác và trao đổi ý kiến trong các nhóm. Nó là một công cụ thiết kế tuyệt vời rất giống với Canva! Tất cả những bản in nghệ thuật hợp thời trang đó tồn tại chủ yếu là nhờ những công cụ này và một chút phép thuật!
Figma trang bị cho các nhà thiết kế một công cụ bút hiện đại và các thuộc tính phông chữ tinh tế. Tương tự, nếu bạn muốn tự động hóa các tác vụ có hệ thống của mình, hãy nhớ sử dụng plugin. Chúng có thể có sẵn cho bất kỳ ai hoặc bạn có thể đặt chúng ở chế độ bảo mật.
Hơn nữa, Figma cho phép bạn tạo các nguyên mẫu mà bạn có thể chuyển giao cho đồng nghiệp của mình. Ngoài ra, các nhóm có thể quét các trang dự án và các tệp mới nhất. Điều đó đảm bảo tinh thần đồng đội thích hợp, bằng mọi cách.
Phác thảo – một bộ công cụ thiết kế
Một ứng dụng thiết kế tiện lợi khác là Sketch. Nó rất dễ sử dụng, trình bày một số tính năng hữu ích và bạn có thể lập nhóm với các đồng nghiệp của mình trong thời gian thực. Đây là một trong những ứng dụng năng suất web tốt nhất dành cho các nhà thiết kế.
Phác thảo cho phép bạn xây dựng các yếu tố và sau đó sử dụng lại chúng. Tương tự, nếu bạn cần thiết kế cho nhiều nền tảng, hãy đảm bảo rằng bạn xuất tệp ở mọi kích cỡ và bố cục. Công cụ này cũng cho phép bạn nhanh chóng biến suy nghĩ của mình thành hiện thực. Nó thực hiện điều đó bằng cách cung cấp hướng dẫn sử dụng và lưới giúp bạn thiết kế với độ chính xác.
Freedom – công cụ chặn phiền nhiễu
Bạn thường đấu tranh với sự trì hoãn như thế nào? Sự chần chừ có thể giết chết thời gian quý báu của bạn. Tuy nhiên, bằng cách chọn Tự do, bạn sẽ đánh giá thấp thời gian lãng phí trên điện thoại và các trang web khác nhau.
Bạn có thể sử dụng ứng dụng này ở đâu? Trên Mac, Windows, Android và iOS. Hãy chú ý đồng bộ hóa tất cả các cập nhật phông nền của bạn trên các thiết bị này. Với Freedom, bạn có thể chặn toàn bộ trang web và ứng dụng. Tuy nhiên, bạn cũng có thể tạo danh sách chặn và lên lịch để các khối bắt đầu tự động. Ứng dụng năng suất này thậm chí có thể giúp bạn chặn toàn bộ Internet. Bằng cách đó, bạn sẽ không bị cám dỗ duyệt qua mạng xã hội và các ứng dụng tiêu dùng tương tự.
Buffer — công cụ quản lý mạng xã hội
Một ứng dụng khác có thể hỗ trợ bạn quản lý các tài khoản mạng xã hội của mình là Buffer. Bạn có thể chuẩn bị và lên lịch đăng bài của mình cho rất nhiều kênh truyền thông xã hội. Tuy nhiên, bạn thậm chí có thể đặt lời nhắc cho các câu chuyện trên Instagram của mình. Để đảm bảo rằng bạn đăng nội dung độc đáo, bạn có thể chỉ định nhu cầu phê duyệt trước khi đăng bài.
Bộ đệm cũng cho phép bạn kiểm tra các phân tích phương tiện truyền thông xã hội của mình. Do đó, hãy hiểu rõ hơn về nội dung của bạn sẽ xuất hiện như thế nào. Với phần tử này, bạn có thể tạo các báo cáo tùy chỉnh. Sau đó, bạn có thể chia sẻ chúng với người quản lý hoặc khách hàng của mình.